Funkcję Inspektora Ochrony Danych w Zespole Szkół Ogólnokształcących nr 3 w Olsztynie pełni Pani Natalia Nowak, z którą kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych możliwy jest pod adresem e-mail: iod@zso3.olsztyn.eu
Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
W rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) informujemy, że Administratorem Państwa danych osobowych jest:
Zespół Szkół Ogólnokształcących nr 3 w Olsztynie, ul. Wańkowicza 1, 10-684 Olsztyn, tel.: (89) 542-90-15, e-mail: sekretariat@zso3.olsztyn.eu, dalej: Zespół.
CELE, PODSTAWY PRAWNE I OKRESY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Państwa dane będą przetwarzane m.in. w następujących celach:
a) Prowadzenia korespondencji tradycyjnej oraz elektronicznej poprzez e-mail lub dziennik elektroniczny.
Zespół przetwarza dane osobowe wszystkich, którzy nawiązują kontakt z Zespołem dostępnymi środkami komunikacji. W przypadku gdy wysyłacie nam Państwo korespondencję za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub poczty elektronicznej jako rodzice/opiekunowie prawni uczniów, pracownicy lub współpracownicy przetwarzamy Państwa dane w celu realizacji zawartej z Państwem umowy. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Dane z korespondencji, która nie wynika z zawartych umów, przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytania. W tym wypadku prowadzenie korespondencji jest naszym prawnie uzasadnionym interesem. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
W Zespole przyjęliśmy, że korespondencję przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia jej ciągłości jednak nie dłużej niż 5 lat, z uwzględnieniem innych okresów przechowywania korespondencji powiązanej z zadaniami realizowanymi przez Zespół
(np. dokumentacja zadań finansowanych ze środków Unii Europejskiej).
b) Zawierania umów cywilnoprawnych
W przypadku zawierania przez Zespół umów cywilnoprawnych Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu wykonania i rozliczenia zawartej umowy. Podanie żądanych danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji zawartych umów. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Zgromadzone dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do wykonania umowy lub do czasu wygaśnięcia roszczeń z jej tytułu, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa,
w tym prawa podatkowego.
c) Prowadzenia rozliczeń i księgowości
Zespół przetwarza dane osobowe w ramach czynności związanych z rozliczaniem należności
i zobowiązań. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest w tych przypadkach wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Zespole. Podanie danych w tych przypadkach jest obowiązkowe. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Zgromadzone dane będziemy przechowywać przez czas wynikający z przepisów prawa,
w szczególności dotyczących ustawy o rachunkowości oraz prawa podatkowego.
d) Realizacji obowiązków nałożonych przepisami prawa oraz zadań statutowych
Zespół przetwarza dane osobowe podczas przeprowadzania rekrutacji do Zespołu, a w przypadku stania się uczniem prowadzenia dokumentacji wynikającej z przepisów prawa, w szczególności ustawy Prawo oświatowe oraz Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji z przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.
Podanie danych w tych przypadkach jest obowiązkowe. Dokumentacja w zależności od jej rodzaju przechowywana będzie przez okres wymagany odpowiednimi przepisami prawa.
e) Korzystania ze zbiorów biblioteki Zespołu
Zespół, prowadząc bibliotekę, przetwarza dane osobowe osób korzystających w następujących celach:
- umożliwienia wypożyczenia i zwrotu naszych zbiorów,
- zapewnienia ochrony materiałów bibliotecznych między innymi poprzez kontakt
z uczniem lub jego rodzicem/opiekunem prawnym w przypadku niezwrócenia zbioru do biblioteki,
Przetwarzanie danych osobowych jest obowiązkiem Zespołu i wynika z przepisów prawa. Jeżeli chcecie Państwo, aby uczeń korzystał z usług naszej biblioteki, to podanie danych osobowych jest obowiązkowe. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Zgromadzone dane osobowe zostaną usunięte: po zakończeniu nauki przez ucznia w Zespole.
W przypadku osób, które nie zwróciły zasobów, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń przez Zespół.
f) Organizowania konkursów
Zespół, organizując konkurs, będzie przetwarzał dane osobowe uczestników konkursu w celu organizacji konkursu, wyłonienia zwycięzców oraz wręczenia nagród. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażenie zgody przez rodzica/opiekuna prawnego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do organizacji konkursu
i wyłonienia zwycięzców, a także ewentualnie przez czas niezbędny do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów podatkowych.
g) Prowadzenia monitoringu wizyjnego
Zespół prowadzi monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników oraz ochrony mienia. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 222 Kodeksu Pracy oraz art. 108a Prawa Oświatowego, co jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
Wizerunek utrwalony na nagraniu z monitoringu przechowywany jest przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, a następnie zostanie usunięty. Jeżeli nagrania stanowią lub mogą stanowić dowód w sprawie, to przechowywane są do czasu zakończenia prawomocnego postępowania.
h) Dochodzenia roszczeń
Zespół może przetwarzać wszelkie zgromadzone przez siebie dane osobowe w celu dochodzenia swoich roszczeń. Postępowanie takie jest prawnie uzasadnionym interesem Zespołu, a dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres przetwarzania danych osobowych w tym przypadku będzie zależał od czasu prowadzonego postępowania oraz związanych z nim wymagań prawnych.
i) Umieszczania informacji na stronie internetowej oraz portalu społecznościowym Facebook
i Instagram
Zespół prowadzi stronę internetową m. in. w celu informacyjnym. Prowadzenie strony internetowej jest prawnie uzasadnionym interesem Zespołu. Dane osobowe będą publikowane zgodnie z czasem określonym w przepisach prawa lub przez czas określony wewnętrznie w Zespole.
Prowadzenie konta fanpage na portalu społecznościowym Facebook także jest prawnie uzasadnionym interesem Zespołu. W przypadku korzystania z tego serwisu, umieszczania na nim postów i komentarzy, informujemy, że dane osobowe będą przekazywane do Stanów Zjednoczonych na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Zasady przetwarzania danych przez portal Facebook znajdują się tu:
https://www.facebook.com/legal/terms/dataprocessing/update,
natomiast zakres stosowanych klauzul umownych znajduje się tu:
https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum
Dane osobowe umieszczane przez Państwa na profilu Facebook Zespołu będą dostępne wszystkim użytkownikom odwiedzającym nasz Fanpage.
Zespół prowadzi także konto w serwisie społecznościowym Instagram, który prowadzony jest na zasadach takich jak konto na portalu społecznościowym Facebook.
ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH PRZEZ ZESPÓŁ
Państwa dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom realizującym zadania na rzecz i w imieniu Zespołu, takim jak:
- dostawcy oprogramowania w celu zapewnienia jego sprawnego działania z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych i poufności przetwarzania,
- podmiotom świadczącym usługi pocztowe zgodnie z prawem pocztowym w celu prowadzenia korespondencji tradycyjnej,
- bankom w przypadku konieczności dokonywania rozliczeń,
- biegłym rewidentom i audytorom dokonującym oceny działalności Zespołu,
- podmiotom publicznym w ramach w ramach zwartych porozumień i umów oraz w zakresie obowiązujących przepisów prawa.
PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA
W związku z przetwarzaniem przez Zespół Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu prawo do dostępu do swoich (lub swojego dziecka) danych osobowych (w przypadku nagrań z monitoringu w celu żądania dostępu niezbędne będzie podanie informacji pozwalających na odnalezienie właściwego czasu i miejsca zapisu oraz wskazanie wizerunku osoby w celu potwierdzenia tożsamości), żądania ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, a także ich usunięcia w granicach dozwolonych prawem. Przysługuje Państwu również prawo do przenoszenia danych w zakresie, w jakim są one przetwarzane w systemach informatycznych na podstawie udzielonej zgody lub zawartej umowy. W zakresie danych przetwarzanych na podstawie uzasadnionego interesu administratora mogą Państwo zgłosić sprzeciw wobec takiego przetwarzania danych.
W celu skorzystania z powyższych praw prosimy kontaktować się z Zespołem za pośrednictwem poczty tradycyjnej na wskazany wyżej adres lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: sekretariat@zso3.olsztyn.eu
Mogą Państwo również wnieść skargę dotyczącą przetwarzania danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Klauzula informacyjna dla e-Doręczeń i ePUAP
Administratorem danych osobowych przetwarzanych z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń oraz ePUAP jest
Zespół Szkół Ogólnokształcących nr 3 w Olsztynie dalej Administrator
- Wańkowicza 1, 10-684 Olsztyn; sekretariat@zso3.olsztyn.eu; 895429015
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się na adres iod@zso3.olsztyn.eu
CEL I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA:
- Dane przesłane z wykorzystaniem usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej oraz przesyłane z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 li.t c RODO w związku z realizacją obowiązków nałożonych przepisami prawa, w szczególności: ustawą z o doręczeniach elektronicznych i ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
- W zależności od treści prowadzonej korespondencji oraz konieczności przetwarzania danych osobowych w jej zakresie, przesłanką będą:
- sytuacje, w której wyraziliście Państwo zgodę na takie przetwarzanie. Zgoda jest wymagana, gdy uprawnienie do przetwarzania danych osobowych nie wynika wprost z przepisów prawa,
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jesteście, lub do podjęcia działań na Państwa żądanie, przed zawarciem takiej umowy,
- przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
- przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,
- przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora takich jak dochodzenie i obrona roszczeń.
- Odbiorcami Państwa danych osobowych będą wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, podmioty publiczne, podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie właściwych przepisów prawa lub podpisanych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Państwa dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom realizującym zadania na rzecz Administratora takim, jak: operatorzy pocztowi w celu zapewnienia dostarczania korespondencji, banki w celu realizacji usługi przelewów, dostawcy systemów informatycznych wyłącznie w celu zapewnienia zgodnego z prawem i bezpiecznego przetwarzania danych osobowych.
- Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, lecz nie krócej niż przez okres wymagany przepisami prawa w tym przepisami dotyczącymi archiwizacji. Natomiast w przypadkach, w których wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych, dane będą przetwarzane do czasu jej wycofania, nie dłużej jednak niż 3 lata od ostatniego kontaktu drogą elektroniczną.
- W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:
- prawo do żądania od administratora danych osobowych dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
- prawo do przenoszenia danych w zakresie, w jakim są one przetwarzane w systemach informatycznych na podstawie udzielonej zgody lub w celu zawarcia, wykonania i realizacji umowy,
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w sytuacjach, gdy dane osobowe przetwarzane są w celu zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej lub przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora,
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
- W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, przysługuje Państwu prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem czynności przewarzania, których dokonano przed jej cofnięciem.
- W przypadku, gdy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym albo warunkiem zawarcia umowy, jesteście Państwo zobowiązany do ich podania. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości rozpatrzenia i załatwienia sprawy.
- Państwa dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji, w tym profilowaniu.
- Uprzejmie informujemy, że Minister Cyfryzacji jest Administratorem Danych Osobowych w związku prowadzeniem bazy adresów elektronicznych wykorzystywanych przy realizacji usługi e-Doręcznienia. Zachęcamy do zapoznania się z informacją dot. przetwarzania danych osobowych:Klauzula informacyjna dla e-Doręczeń i ePUAP
Administratorem danych osobowych przetwarzanych z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń oraz ePUAP jest
Zespół Szkół Ogólnokształcących nr 3 w Olsztynie dalej Administrator
- Wańkowicza 1, 10-684 Olsztyn; sekretariat@zso3.olsztyn.eu; 895429015
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się na adres iod@zso3.olsztyn.eu
CEL I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA:
- Dane przesłane z wykorzystaniem usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej oraz przesyłane z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 li.t c RODO w związku z realizacją obowiązków nałożonych przepisami prawa, w szczególności: ustawą z o doręczeniach elektronicznych i ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
- W zależności od treści prowadzonej korespondencji oraz konieczności przetwarzania danych osobowych w jej zakresie, przesłanką będą:
- sytuacje, w której wyraziliście Państwo zgodę na takie przetwarzanie. Zgoda jest wymagana, gdy uprawnienie do przetwarzania danych osobowych nie wynika wprost z przepisów prawa,
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jesteście, lub do podjęcia działań na Państwa żądanie, przed zawarciem takiej umowy,
- przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
- przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,
- przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora takich jak dochodzenie i obrona roszczeń.
- Odbiorcami Państwa danych osobowych będą wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, podmioty publiczne, podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie właściwych przepisów prawa lub podpisanych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Państwa dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom realizującym zadania na rzecz Administratora takim, jak: operatorzy pocztowi w celu zapewnienia dostarczania korespondencji, banki w celu realizacji usługi przelewów, dostawcy systemów informatycznych wyłącznie w celu zapewnienia zgodnego z prawem i bezpiecznego przetwarzania danych osobowych.
- Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, lecz nie krócej niż przez okres wymagany przepisami prawa w tym przepisami dotyczącymi archiwizacji. Natomiast w przypadkach, w których wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych, dane będą przetwarzane do czasu jej wycofania, nie dłużej jednak niż 3 lata od ostatniego kontaktu drogą elektroniczną.
- W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:
- prawo do żądania od administratora danych osobowych dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
- prawo do przenoszenia danych w zakresie, w jakim są one przetwarzane w systemach informatycznych na podstawie udzielonej zgody lub w celu zawarcia, wykonania i realizacji umowy,
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w sytuacjach, gdy dane osobowe przetwarzane są w celu zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej lub przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora,
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
- W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, przysługuje Państwu prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem czynności przewarzania, których dokonano przed jej cofnięciem.
- W przypadku, gdy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym albo warunkiem zawarcia umowy, jesteście Państwo zobowiązany do ich podania. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości rozpatrzenia i załatwienia sprawy.
- Państwa dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji, w tym profilowaniu.
- Uprzejmie informujemy, że Minister Cyfryzacji jest Administratorem Danych Osobowych w związku prowadzeniem bazy adresów elektronicznych wykorzystywanych przy realizacji usługi e-Doręcznienia. Zachęcamy do zapoznania się z informacją dot. przetwarzania danych osobowych: LINK